מאמר זה דן בדרכים להגדרת משכי פעילויות ומשך פרויקט על מנת להגיע להערכה ריאלית של מועד סיום הפרויקט.
כאשר ניגשים לתכנון פרויקט לאחר ייזומו אנו מתחילים לפרק את חבילות העבודה של הפרויקט לשלבים ולפעילויות. בהגדרת פעילויות עלינו כמובן לבחון מהו משך כל פעילות.
לפני שנתייחס למשך פעילות עלינו להתייחס תחילה לסוג הפרויקט ולסביבתו החיצונית. עלינו להתייחס להיבטים הבאים:
– מהות טכנולוגית: האם הפרויקט עתיר טכנולוגיה (פיתוח, תקשורת) או בתעשייה הקלאסית (בנייה, תשתית).
– גודל הפרויקט: האם הפרויקט הינו תוכנית פרויקטים רחבת היקף הכוללת אינטגרציה מול קבלני משנה ואף משלבת פעילויות של מוסדות מדינה, או שהפרויקט מוגבל בהיקפו.
– מספר בעלי העניין: האם מעורבים בפרויקט בעלי עניין רבים, כמו לקוחות שונים, משתמשים, גופים ציבוריים, או שמספר בעלי העניין הינו מצומצם.
– רמת חדשנות הפרויקט: האם הפרויקט הינו חדשני במהותו בהיבטי טכנולוגיה, תהליכי עבודה, שינוי תהליכים קיימים והרגלי עבודה, או שתוצר הפרויקט הינו תוצר מוכר וצפוי שכמוהו ביצענו בעבר.למעשה, הגורמים הרשומים למעלה מגדירים את רמת מורכבות הפרויקט. בפרויקט מורכב מאוד עלינו להיות זהירים יותר בהערכת משכי פעילויות. רמת הזהירות יכולה להתבטא בהוספת מקדמי ביטחון או באפרים במקומות שונים בפרויקט.כדי להעריך משך פעילות ניתן להיעזר באחת או בשילוב הדרכים הבאות:
– חוות דעת מומחים: מומחה יכול להיות מנהל פרויקט שהתמודד עם פרויקט דומה בעבר, ספק מרכזי שמבצע פרויקטים מסוג זה, איש צוות מומחה שהתמודד עם פעילויות דומות, אנליסט שניתח פרויקטים דומים מסיבות שונות.
– אנאלוגיה: לבחון פעילות או פרויקט דומה ולהכיר את אופן התנהלותם והמשך בפועל. יש לבחון את הדומה ואת השונה לטובת הוספת מקדמים להערכת המשכים.
– אמידה פרמטרית: במידה ובאמצעות כלי העבודה שלנו אנו מפנים 1,200 מ"ק עפר ביום, ניתן להעריך כמה ימים ייקח לפנות 60,000 מ"ק. אותה התייחסות יכולה להיות בתחום טכנולוגיות המידע – בחינה לפי כמות תהליכים, מסכים, טרנזאקציות וכד'.
– נתונים שפורסמו: בחינת מקורות מידע חיצוניים המציגים את אופן התנהלות הפרויקט בפועל.
– אמידה תלת נקודתית: התייחסות לשלושה תסריטים – אופטימי (מקבל משקל של 1), פאסימי (מקבל משקל של 1), וסביר (מקבל משקל של 4). חישוב משוקלל (חלוקה ב 6) מתייחס למעשה לשלושת התסריטים.כאמור בפתיחת המאמר, יש להתייחס בהגדרת משך למורכבות הפעילות ולמורכבות הפרויקט. רמת אי וודאות גבוהה תחייב אותנו בהערכת יתר על מנת להשיג מקדמי ביטחון לעמידה בלו"ז מחייב.
כאמור, מקדם ביטחון נוסף הינו באפר שניתן למקם אותו בצמתים מרכזיים או לקראת סיום הפרויקט. לעתים מוגדר באפר בחוזה עם קבלן. הבאפר מאפשר שיכוך ומעקב אחר התארכות פעילויות, ללא דחיית הפרויקט בפועל. גודל הבאפר ישתנה בהתאם למורכבות ורמת הסיכון בפרויקט.
לפני שנתייחס למשך פעילות עלינו להתייחס תחילה לסוג הפרויקט ולסביבתו החיצונית. עלינו להתייחס להיבטים הבאים:
– מהות טכנולוגית: האם הפרויקט עתיר טכנולוגיה (פיתוח, תקשורת) או בתעשייה הקלאסית (בנייה, תשתית).
– גודל הפרויקט: האם הפרויקט הינו תוכנית פרויקטים רחבת היקף הכוללת אינטגרציה מול קבלני משנה ואף משלבת פעילויות של מוסדות מדינה, או שהפרויקט מוגבל בהיקפו.
– מספר בעלי העניין: האם מעורבים בפרויקט בעלי עניין רבים, כמו לקוחות שונים, משתמשים, גופים ציבוריים, או שמספר בעלי העניין הינו מצומצם.
– רמת חדשנות הפרויקט: האם הפרויקט הינו חדשני במהותו בהיבטי טכנולוגיה, תהליכי עבודה, שינוי תהליכים קיימים והרגלי עבודה, או שתוצר הפרויקט הינו תוצר מוכר וצפוי שכמוהו ביצענו בעבר.למעשה, הגורמים הרשומים למעלה מגדירים את רמת מורכבות הפרויקט. בפרויקט מורכב מאוד עלינו להיות זהירים יותר בהערכת משכי פעילויות. רמת הזהירות יכולה להתבטא בהוספת מקדמי ביטחון או באפרים במקומות שונים בפרויקט.כדי להעריך משך פעילות ניתן להיעזר באחת או בשילוב הדרכים הבאות:
– חוות דעת מומחים: מומחה יכול להיות מנהל פרויקט שהתמודד עם פרויקט דומה בעבר, ספק מרכזי שמבצע פרויקטים מסוג זה, איש צוות מומחה שהתמודד עם פעילויות דומות, אנליסט שניתח פרויקטים דומים מסיבות שונות.
– אנאלוגיה: לבחון פעילות או פרויקט דומה ולהכיר את אופן התנהלותם והמשך בפועל. יש לבחון את הדומה ואת השונה לטובת הוספת מקדמים להערכת המשכים.
– אמידה פרמטרית: במידה ובאמצעות כלי העבודה שלנו אנו מפנים 1,200 מ"ק עפר ביום, ניתן להעריך כמה ימים ייקח לפנות 60,000 מ"ק. אותה התייחסות יכולה להיות בתחום טכנולוגיות המידע – בחינה לפי כמות תהליכים, מסכים, טרנזאקציות וכד'.
– נתונים שפורסמו: בחינת מקורות מידע חיצוניים המציגים את אופן התנהלות הפרויקט בפועל.
– אמידה תלת נקודתית: התייחסות לשלושה תסריטים – אופטימי (מקבל משקל של 1), פאסימי (מקבל משקל של 1), וסביר (מקבל משקל של 4). חישוב משוקלל (חלוקה ב 6) מתייחס למעשה לשלושת התסריטים.כאמור בפתיחת המאמר, יש להתייחס בהגדרת משך למורכבות הפעילות ולמורכבות הפרויקט. רמת אי וודאות גבוהה תחייב אותנו בהערכת יתר על מנת להשיג מקדמי ביטחון לעמידה בלו"ז מחייב.
כאמור, מקדם ביטחון נוסף הינו באפר שניתן למקם אותו בצמתים מרכזיים או לקראת סיום הפרויקט. לעתים מוגדר באפר בחוזה עם קבלן. הבאפר מאפשר שיכוך ומעקב אחר התארכות פעילויות, ללא דחיית הפרויקט בפועל. גודל הבאפר ישתנה בהתאם למורכבות ורמת הסיכון בפרויקט.
