המאמר דן בתהליך הקמת תוכנית עבודה ובחשיבות שלב התכנון.
תוכנית עבודה ייעודית הינה כלי למימוש אסטרטגיה ומאפשרת ליישם את המטרות קצרות וארוכות הטווח. כלי זה מאפשר להתמודד עם דרישות הכוללות מחויבויות רגולטוריות, מענה לדרישות שוק, מימוש התקדמות טכנולוגית, שיפור שירותיות ועוד.
לתהליכי התכנון מתלווה כמובן תיעוד הכולל רכיבים שונים בתהליכי התכנון המתייחסים לתחומי הידע השונים. בהתאם לאופי ולמורכבות הפעילויות, ייתכן ויידרשו מעגלי תכנון חוזרים על מנת לדייק את תוצרי התכנון. תהליכי התכנון מתגבשים ככל שיותר מידע נאסף לפרויקט. שינויים ומאורעות הקורים במהלך הפרויקט גורמים לצורך בשינוי תוכנית העבודה ולעתים גם בהגדרת יעדים מחודשת. לפיכך תהליכי התכנון צריכים להיות גמישים ולהתאים את עצמם לשינויים הקורים במהלך חיי התוכנית.
חשיבות התכנון הינה רבה. במידה ולא נתכנן היטב, שינויים גדולים יותר יידרשו בתוכנית העבודה. ככל שמתקדמת התוכנית עלות שינויים אלה עולה ולעומת זאת היכולת לבצע שינויים אלה הולכת ויורדת. מקובל להציג זאת כחוק ה 1:10 שפירושו – שינוי שלא מבוצע בשלב הייזום יעלה פי 10 בשלב התכנון הראשוני. שינוי שלא מבוצע בשלב התכנון הראשוני יעלה פי 10 בשלב התכנון המפורט, וכן הלאה.
כיוון שמצד אחד קשה לתכנן במפורט את כלל פעילויות התוכנית שנה קדימה, ומצד שני יש צורך בתכנון מלא, תהליך התכנון יהיה בדרך כלל תהליך "מתגלגל". תהליך זה יכלול תכנון כללי עד סוף התוכנית ותכנון מפורט ברמה המתאימה לשלב הקרוב. השלב הקרוב יכול להיות רבעון או חודשיים קדימה, או פעילות מרכזית המבוצעת כעת.
גורם המסייע לכל תהליך התכנון הינו ה- PMO המשולב ברמת הארגון או ברמת הפרויקט. ה- PMO מרכז את נתוני הפרויקטים השונים – תכולה, לוחות זמנים ותקציב, ומבצע להם אינטגרציה למול היעדים העסקיים של הארגון.
מסגרת המאפשרת הבנה של שטחי הידע השונים בהם נוגע תהליך התכנון יכולה להיות מסגרת המגיעה מעולם ניהול פרויקטים. עולם ניהול פרויקטים נושק לתהליך הכנת תוכנית עבודה ייעודית כיוון שגם תוכנית עבודה ייעודית, כמו פרויקט, מספקת מוצרים או שירותים ייחודיים וכוללת מאמץ מורכב הנוגע להגדרת הצורך, גיבוש תמונת מצב, קביעת כיוון אסטרטגי ועיצוב פרטי התוכנית. מסגרת מקובלת היא מסגרת ה- PMBOK® (Project Management Body Of Knowledge – גוף הידע בניהול פרויקטים של ארגון ה PMI – Project Management Institute) המיושמת בארץ ובעולם. מסגרת זו מגדירה שטחי ידע שונים המרכיבים פרויקט וכוללים אינטגראציה, תכולה, זמן, עלות, איכות, תקשורת, משאבי כוח אדם, סיכונים, רכש ובעלי העניין.
תהליכי תכנון מבוצעים בשטחי הידע השונים על מנת לספק מפת דרכים מלאה. תוכנית עבודה כוללת תכנון התכולה והיעדים, תוכנית לוחות זמנים יחד עם אבני הדרך הראשיות, תוכנית תקציבית וכן הלאה. לאחר שמסתיימים תהליכי התכנון מבוצעים תהליכי ביצוע בקרה וסיום המלווים את מחזור החיים של הפרויקט ואת שלביו השונים. המידע הנדרש לגיבוש תוכנית העבודה הקלטים הנדרשים לגיבוש תמונת מצב כוללים תוצרים מתחומים שונים. תהליך גיבוש הקלטים הינו איטרטיבי לפי מורכבות התוכנית ומאפשר לפרט יותר ויותר את המידע הנדרש.
תמונת המצב צריכה לאפשר זיהוי של שונויות וחריגות מהתכנון וכן הצגה של ההתקדמות ברכיבי תוכנית העבודה. תמונת מצב עדכנית מאפשרת ביצוע פעולות מתקנות על מנת לתקן סטיות מהמתוכנן ולחזור למסלול פעילות שיביא להשגת היעדים. המידע הנדרש לגיבוש תמונת מצב כולל:
• מטרות התוכנית ואסטרטגיה. על מה התוכנית באה לענות ?
• התכולה הנדרשת שאותה יש להשיג.
• מהי מסגרת הזמן לתוכנית העבודה בחלוקה לשלבים ולאבני דרך מרכזיות. כל אבן דרך הינה תוצר מרכזי או אירוע חשוב שנדרש להשיגו.
• מהן הדרישות המרכזיות עליהן תוכנית העבודה צריכה לתת מענה.
• רשימת אילוצים והנחות, כולל אילוצי רגולציה, תקנות, נהלים וכו'.
• זיהוי בעלי העניין המשפיעים או המושפעים מהתוכנית. לבעלי עניין אלה קיימות דרישות שונות הנדרש לבחון כיצד למלא.
• תכולת העבודה שאינה במסגרת התוכנית. חשוב להגדיר מה לא בתוכנית על מנת לתאם ציפיות כבר בתחילת הדרך.
• רשימת סיכונים. ככל שהתכנון מתגבש צצים סיכונים שהינם אירועים שאם יקרו הם עלולים לסכן את היעדים. הסיכונים קשורים בהסתברות, והם אינם ודאיים.
• מסגרת תקציבית לתוכנית בחלוקה לסעיפים מרכזיים.
• מידע על ביצועים "בפועל" – כמה אחוזים בוצעו בנגזרות שונות של התוכנית. צריכה להיות אפשרות לקיבוץ המידע למידע מסכם ברמות שונות. המידע "בפועל" הינו במימד הזמן, התכולה והתקציב. אנו מעוניינים לדעת מתי החלו או הסתיימו פעילויות מרכזיות, כמה אחוזים מהתוצרים השונים כבר בוצעו, ומהי העלות בפועל שחויבה. המרכיבים השונים יכולים לאפשר לנו תחזיות שונות באשר למועדי סיום משוערים של אבני דרך ראשיות, העלות הצפויה בסיום פעילויות וכד'.
תהליכי תכנון
תהליך התכנון הינו תהליך איטרטיבי המספק בהדרגה תוצרי תכנון בשטחי הידע השונים. תוצרי תהליך התכנון נוגעים להיבטי תכולת העבודה, לוחות הזמנים, עלות ועוד.
תהליך התכנון מתחיל עם הגדרת האסטרטגיה והיעדים בתוכנית העבודה הייעודית. ניתן להתייחס אל תהליך התכנון כפרויקט לכל דבר, הכולל שלבים שונים. נתייחס כאן למקור מתודולוגי ה- PMBOK® המגדיר מסגרת מתודולוגית מקובלת לניהול פרויקטים. תהליכי ניהול פרויקט מחולקים לחמש קבוצות תהליכים:
• תהליכי יזום: תהליכים המגדירים את מסגרת העבודה, מטרות ויעדים, ממפים את בעלי העניין ומציגים בקצרה את הפרויקט.
• תהליכי תכנון: תהליכים המגדירים את רכיבי התכנון השונים בשטחי הידע – תכולה, זמן, עלות, איכות, רכש וכד'.
• תהליכי ביצוע: תהליכים המגדירים את הנחיית הפרויקט וביצוע רכיביו השונים.
• תהליכי מעקב ובקרה: תהליכים המודדים את מצב הפרויקט בשטחי הידע השונים ומאפשרים לתקן סטיות מהמתוכנן בכדי להגיע אל התוצאה הרצויה. תהליכים אלה מאפשרים גם להתמודד עם שינויים בתוכנית ולהכיל אותם בתוכנית עבודה מעודכנת. תהליכי בקרה כוללים בקרה תקציבית, בקרת לוחות זמנים וכד'.
• תהליכי סגירה: תהליכים המאפשרים את סיום תוכנית העבודה, סגירת חוזים שונים לפי הצורך ותחקור הפעילות לטובת הפקת לקחים. תחקור הינו חשוב על מנת לקדם את יכולת השיפור העצמי מתוכנית לתוכנית. תהליכי התכנון מבוצעים כמעט בכל מהלך התוכנית.
אמנם מאמץ התכנון הראשוני הוא המאמץ הרב ביותר, אבל תהליך של רה-תכנון מבוצע כל הזמן עם איסוף נתוני ביצוע.
