מאמר זה מציג שיטת עבודה בניהול לוחות זמנים.
לוחות הזמנים מהווים מרכיב חשוב מאוד בניהול הפרויקט שעל בסיסו ניתן לבצע בקרה ואיתור חסמים. ניהול לוחות הזמנים מורכב משלבים שונים שחלקם מחזוריים. מוצגת כאן שיטה זו שיכולה לשמש כרפרנס בעבודת PMO העוסק בניהול ובבקרת לוחות זמנים ומציגה את הרכיבים העיקריים בפעילות זו.
הקמת לוח זמנים בסיסי
השלב הראשוני הוא שלב הקמת לוח הזמנים הבסיסי. כדאי שלוח הזמנים יהיה מפורט ככל שניתן וייצג את המחויבויות החוזיות בין שני הצדדים.
מבנה לוח הזמנים הבסיסי יכול להיות בחלוקה לשלבי הפרויקט תוך התייחסות לאבני דרך לתשלום במידת הצורך. כמו כן לעתים נהוג לקחת באפר אשר יאפשר ספיגת עיכובים ללא דחייה במסירת הפרויקט כולו.
לעתים מקצים את צוותי העבודה למשימות השונות באופן כללי ולעתים באופן מפורט ומדויק על מנת להציג חסמים הנובעים ממגבלות אנשי הצוות. הנוהג לגבי הקצאת משאבים ייקבע בשיתוף הלקוח לפי הצרכים.
הקמת לוח זמנים בסיסי כולל בחינת ישימות הביצוע והעמידה בלוחות הזמנים המוגדרים. תהליך ההקמה הינו איטרטיבי וכולל תיקון לאחר בדיקה. ייתכן שנדרשת הגדרת יעדים לאבני דרך שונות בפרויקט. בסיום הקמת לוח הזמנים הבסיסי כדאי לשמור תוכנית בסיסית – Baseline לפרויקט. בקרת "ביצוע מול תכנון" תבוצע יחסית לתוכנית בסיסית זו.
ניתוח נתיב קריטי
בסיום הקמת לוח הזמנים הבסיסי יש לבחון את הנתיב הקריטי בפרויקט. יש לשים לב כי רק תכנון איכותי של לוחות זמנים יאפשר ניתוח נתיב קריטי. במידה ופעילויות רבות בתוכנית העבודה יוגדרו ללא פעילויות עוקבות, ייתכן שהנתיב הקריטי לא ייצג ת הנתיב הקריטי האמיתי בפרויקט.
כמו כן יש לשים לב לא לקשר ערסלים ולא להגדיר אילוצים.
ניתוח הנתיב הקריטי הינו שם כולל למהלך של נתוח שרשראות הפעילויות, כיוון שייתכנו מספר נתיבים קריטיים שאחד מהם הוא עם המרווח הכולל 0 ואילו אחרים עם מרווח כולל גדול מ 0 אולם עדיין הם מהווים נתיבים קריטיים. יש לבצע אם כך ניתוח רחב יותר ולהציג נתיבים אלו.
ייתכן גם כי התכנון יכלול מספר מסירות המסיימות שרשראות פעילויות ובכך תידרש הצגה של נתיבים קריטיים מרובים (פעילות ללא פעילות עוקבת הופכת לפעילות קריטית וכך יוצגו מספר נתיבים קריטיים). ניתוח הנתיב הקריטי כולל גם הצגת חלופות לקיצור פעילויות קריטיות הנמצאות על הנתיב הקריטי, כולל הערכת עלויות. כיון שהנתיב הקריטי הוא זה שמגדיר את משך הפרויקט, קיצור הנתיב הקריטי יכול לקצר את משך הפרויקט.
סיכוני הפרויקט נמצאים במקרים רבים על הנתיב הקריטי, כך שניתוח נתיב קריטי צריך להציג את הסיכונים להם הפרויקט חשוף.
הקמת לוח זמנים בסיסי
השלב הראשוני הוא שלב הקמת לוח הזמנים הבסיסי. כדאי שלוח הזמנים יהיה מפורט ככל שניתן וייצג את המחויבויות החוזיות בין שני הצדדים.
מבנה לוח הזמנים הבסיסי יכול להיות בחלוקה לשלבי הפרויקט תוך התייחסות לאבני דרך לתשלום במידת הצורך. כמו כן לעתים נהוג לקחת באפר אשר יאפשר ספיגת עיכובים ללא דחייה במסירת הפרויקט כולו.
לעתים מקצים את צוותי העבודה למשימות השונות באופן כללי ולעתים באופן מפורט ומדויק על מנת להציג חסמים הנובעים ממגבלות אנשי הצוות. הנוהג לגבי הקצאת משאבים ייקבע בשיתוף הלקוח לפי הצרכים.
הקמת לוח זמנים בסיסי כולל בחינת ישימות הביצוע והעמידה בלוחות הזמנים המוגדרים. תהליך ההקמה הינו איטרטיבי וכולל תיקון לאחר בדיקה. ייתכן שנדרשת הגדרת יעדים לאבני דרך שונות בפרויקט. בסיום הקמת לוח הזמנים הבסיסי כדאי לשמור תוכנית בסיסית – Baseline לפרויקט. בקרת "ביצוע מול תכנון" תבוצע יחסית לתוכנית בסיסית זו.
ניתוח נתיב קריטי
בסיום הקמת לוח הזמנים הבסיסי יש לבחון את הנתיב הקריטי בפרויקט. יש לשים לב כי רק תכנון איכותי של לוחות זמנים יאפשר ניתוח נתיב קריטי. במידה ופעילויות רבות בתוכנית העבודה יוגדרו ללא פעילויות עוקבות, ייתכן שהנתיב הקריטי לא ייצג ת הנתיב הקריטי האמיתי בפרויקט.
כמו כן יש לשים לב לא לקשר ערסלים ולא להגדיר אילוצים.
ניתוח הנתיב הקריטי הינו שם כולל למהלך של נתוח שרשראות הפעילויות, כיוון שייתכנו מספר נתיבים קריטיים שאחד מהם הוא עם המרווח הכולל 0 ואילו אחרים עם מרווח כולל גדול מ 0 אולם עדיין הם מהווים נתיבים קריטיים. יש לבצע אם כך ניתוח רחב יותר ולהציג נתיבים אלו.
ייתכן גם כי התכנון יכלול מספר מסירות המסיימות שרשראות פעילויות ובכך תידרש הצגה של נתיבים קריטיים מרובים (פעילות ללא פעילות עוקבת הופכת לפעילות קריטית וכך יוצגו מספר נתיבים קריטיים). ניתוח הנתיב הקריטי כולל גם הצגת חלופות לקיצור פעילויות קריטיות הנמצאות על הנתיב הקריטי, כולל הערכת עלויות. כיון שהנתיב הקריטי הוא זה שמגדיר את משך הפרויקט, קיצור הנתיב הקריטי יכול לקצר את משך הפרויקט.
סיכוני הפרויקט נמצאים במקרים רבים על הנתיב הקריטי, כך שניתוח נתיב קריטי צריך להציג את הסיכונים להם הפרויקט חשוף.
ניתוח לוח הזמנים
לוח הזמנים הבסיסי מאפשר הצגת חתכים שונים כמו – הצגת פעילויות הקבלן, הצגת פעילויות המזמין, ובקרת יכולת העמידה בתוכניות הללו.
ניתוח לוח הזמנים בשילוב ניתוח הנתיב הקריטי יכול לשמש להצגת הנושאים בהם עלול המזמין להיות חשוף לתביעות. כמו כן יכול הניתוח להציג את כלל המחויבויות החוזיות של שני הצדדים ובכך להביא למערך מידע מוסכם ומנוהל.
במידה ואבני הדרך לתשלום מוצגות בתוכנית העבודה, ניתוח לוחות הזמנים יכול לתמוך בתהליך הבקרה התקציבית להצגת תזרים משוער בפרויקט.
על ניתוח לוח הזמנים להציג חריגות וסיכונים לחריגות מיעדים חוזיים, תאריכי סיום משוערים לשלבי הפרויקט השונים ובחינת ישימות התוכנית.
לוח הזמנים הבסיסי מאפשר הצגת חתכים שונים כמו – הצגת פעילויות הקבלן, הצגת פעילויות המזמין, ובקרת יכולת העמידה בתוכניות הללו.
ניתוח לוח הזמנים בשילוב ניתוח הנתיב הקריטי יכול לשמש להצגת הנושאים בהם עלול המזמין להיות חשוף לתביעות. כמו כן יכול הניתוח להציג את כלל המחויבויות החוזיות של שני הצדדים ובכך להביא למערך מידע מוסכם ומנוהל.
במידה ואבני הדרך לתשלום מוצגות בתוכנית העבודה, ניתוח לוחות הזמנים יכול לתמוך בתהליך הבקרה התקציבית להצגת תזרים משוער בפרויקט.
על ניתוח לוח הזמנים להציג חריגות וסיכונים לחריגות מיעדים חוזיים, תאריכי סיום משוערים לשלבי הפרויקט השונים ובחינת ישימות התוכנית.
עדכון תוכנית העבודה
עדכון תוכנית העבודה הינו מחזורי ומבוצע עם הגורמים המקצועיים אצל המזמין, מנהל הפרויקט, קבלנים, יועצים, ראשי צוותים ועוד. לעתים נדרש לקבל חומר נוסף לטובת הבהרות.
העדכון יכול להיערך בפגישה או תוך שליחת דוחות. חשוב להיות "קרוב" אל השטח ולהרגיש שינויים מהתכנון בעודם "קטנים" על מנת לבצע תיקונים במידת האפשר קרוב לזמן החריגות.
העדכון מבוצע בתוכנת ניהול לוחות הזמנים במתודולוגיה הנהוגה – לעתים מעוניינים בתאריכי התחלה וסיום בפועל מדויקים, ולעיתים מספיקים תאריכים משוערים. לעתים נדרש אחוז ביצוע מדויק ולעתים לא. שלב העדכון הינו חשוב ביותר כיוון שלפי העיקרון GIGO – Garbage In Garbage Out, במידה והעדכון אינו איכותי, לא ניתן יהיה לבצע תהליך בקרה איכותי.
עדכון תוכנית העבודה הינו המצע לפעילות הבקרה.
עדכון תוכנית העבודה מתבצע במחזוריות. תדירות שבועית או דו שבועית נהוגה בפרויקטים רבים.
עדכון תוכנית העבודה הינו מחזורי ומבוצע עם הגורמים המקצועיים אצל המזמין, מנהל הפרויקט, קבלנים, יועצים, ראשי צוותים ועוד. לעתים נדרש לקבל חומר נוסף לטובת הבהרות.
העדכון יכול להיערך בפגישה או תוך שליחת דוחות. חשוב להיות "קרוב" אל השטח ולהרגיש שינויים מהתכנון בעודם "קטנים" על מנת לבצע תיקונים במידת האפשר קרוב לזמן החריגות.
העדכון מבוצע בתוכנת ניהול לוחות הזמנים במתודולוגיה הנהוגה – לעתים מעוניינים בתאריכי התחלה וסיום בפועל מדויקים, ולעיתים מספיקים תאריכים משוערים. לעתים נדרש אחוז ביצוע מדויק ולעתים לא. שלב העדכון הינו חשוב ביותר כיוון שלפי העיקרון GIGO – Garbage In Garbage Out, במידה והעדכון אינו איכותי, לא ניתן יהיה לבצע תהליך בקרה איכותי.
עדכון תוכנית העבודה הינו המצע לפעילות הבקרה.
עדכון תוכנית העבודה מתבצע במחזוריות. תדירות שבועית או דו שבועית נהוגה בפרויקטים רבים.
בקרת תוכנית העבודה והוצאת דוחות
לאחר עדכון תוכנית העבודה יבוצע שלב הבקרה. הבקרה כוללת בקרת איכות התכנון – האם באמת תוכנית העבודה מאפשרת ביצוע בקרה (לפי עקרון ה GIGO שצוין), כולל בחינת קשרים, אילוצים, נתיב קריטי, עדכניות פעילויות בעבר ועוד.
הבקרה כוללת בקרה של ביצוע מול תכנון, בקרת נתיב קריטי (או נתיבים קריטיים), בקרת עמידה ביעדי שלבי הפרויקט, בקרה על עומס משאבים קריטיים ועוד.
דוחות בקרה אפשריים שניתן להציג:
– דו"ח סיכום מנהלים ללוחות הזמנים הכולל תמצות של כל העבודה שבוצעה, ממצאים מרכזיים והמלצות להמשך הטיפול.
– דו"ח מסכם על הנתיב הקריטי של הפרויקט. הצעת חלופה אשר תקצר את הנתיב הקריטי (אם קיימת), כולל הסבר של כל ההשלכות במושגים של עלות כספית.
– דו"ח מסכם על הקצאת משך הזמן של כל הפעילויות העיקריות בלוחות הזמנים. הצעת חלופה אשר תקצר את משך הפעילות (אם קיימת).
– דו"ח מסכם של שלבי הביצוע בלוחות הזמנים. הצעת חלופה אשר תקצר את שלביות הביצוע (אם קיימת).
– דו"ח המסכם את העמידה בלוחות הזמנים ועמידתו של המתכנן / מבצע בהתחייבויותיו.
הבקרה כוללת בקרה של ביצוע מול תכנון, בקרת נתיב קריטי (או נתיבים קריטיים), בקרת עמידה ביעדי שלבי הפרויקט, בקרה על עומס משאבים קריטיים ועוד.
דוחות בקרה אפשריים שניתן להציג:
– דו"ח סיכום מנהלים ללוחות הזמנים הכולל תמצות של כל העבודה שבוצעה, ממצאים מרכזיים והמלצות להמשך הטיפול.
– דו"ח מסכם על הנתיב הקריטי של הפרויקט. הצעת חלופה אשר תקצר את הנתיב הקריטי (אם קיימת), כולל הסבר של כל ההשלכות במושגים של עלות כספית.
– דו"ח מסכם על הקצאת משך הזמן של כל הפעילויות העיקריות בלוחות הזמנים. הצעת חלופה אשר תקצר את משך הפעילות (אם קיימת).
– דו"ח מסכם של שלבי הביצוע בלוחות הזמנים. הצעת חלופה אשר תקצר את שלביות הביצוע (אם קיימת).
– דו"ח המסכם את העמידה בלוחות הזמנים ועמידתו של המתכנן / מבצע בהתחייבויותיו.
