יישום PMO בפרויקטי תשתית

משרד ניהול פרויקטים (PMO – Project management office) הינו שם כללי לפונקציה המבצעת תכנון ובקרת פרויקטים. בפרויקטי תשתית מתקיים בדרך כלל המשולש יזם – קבלן – מפקח. נשאלת השאלה, האם כדאי ליישם פונקציית PMO בפרויקטים אשר מאופיינים בתוכניות מסודרות, ומערכת יחסים ברורה בין היזם למבצע? שאלת העלות – תועלת מקבלת משנה חשיבות בענף התשתית לאור העובדה כי פונקציית ה- PMO אינה קיימת בדרך כלל, והנגזרת העיקרית שכן קיימת היא מנהלי לוחות הזמנים. אם כן, מדוע בכלל להוסיף פונקציה כזאת?כדי לענות על השאלה, נציין שקוימו בארץ פרויקטי תשתית גדולים ומפוארים שנוהלו למופת, ועמדו בלוחות הזמנים, על אף מורכבות התכנון והביצוע. כיצד הם ביצעו זאת? פרויקטים אלה משתמשים בשיטות ניהול מתקדמות שלא משאירות מקום ל- Wishful thinking. כמעט שום דבר אינו נשאר ליד המקרה או לאיזו תקווה ש"יסתדר בסוף".

למעשה, בפרויקטים כאלה מעגלי התכנון הינם רחבים ועבים ומחייבים הצגה מפורטת של תוכניות העבודה על כלל ההיבטים שלה. בפרויקטים אלה מעגלי התכנון הצדיקו את עצמם ביחס העלות – תועלת. עלותם כללה משרות של קציני תכנון ובקרה שהיו אמונים על תוכניות העבודה והאינטגראציה. מעגלי התכנון והבקרה דרשו גם מחויבות ארגונית להטמעת תוצרי תהליכי הניהול הללו.

והתועלת ? התועלת נמדדת בחיסכון הנזקף לפרויקט בשל אי איחור. משמעות איחור יכולה לכלול דחיית הכנסות, קנס למול המזמין בשל אי עמידה באבני דרך, תשלום תקורות, אי עמידה בחוזים למול קבלני משנה, תשלום התייקרויות, חשיפה לתביעות ועוד. מטרת פונקציית ה PMO היא לצמצם את הסיכון לאי עמידה ביעדי הפרויקט באמצעות תכנון ובקרה מתמשכים, ניהול לוחות זמנים הדוק ומתן דוחות ניהול לפי הצורך. פעמים רבות עלות פונקציה זו בטלה בשישים למול התועלת שהיא עשויה להניב.

כמובן, יש ליישם את ה- PMO הנכון, המותאם לצרכי הפרויקט והארגון, שכולל את האנשים הנכונים ומיישם את תהליכי התכנון והבקרה באופן הנדרש.

ל- AG Projects – פרויקטים וניהול ניסיון רב ביישום PMO מסוג זה. תהליכי הניהול מותאמים בגמישות לצרכי הלקוח והפרויקט ומיושמים באופן "רזה" למתן השירותים ההכרחיים בניהול הפרויקט לפי צרכי הסביבה העסקית, החוזים, ויעדי הפרויקט.