עקרונות תכנון ב MS Project

לאחר בניית תוכנית העבודה מתחילים תהליכי הביצוע (Execution). המטרה העיקרית הינה לבנות תוכנית הגיונית Top Down. לא מדי מפורטת ולא מפורטת באופן לא מספק. תוכנית "טובה" עוזרת לנהל את הפרויקט באופן יעיל. תוכנית "רעה" עלולה לגרור אותך לנהל את התוכנית במקום את הפרויקט, או במקרים מסוימים, לא תשקף את מצב הפרויקט.

אז אם כך, מה היא תוכנית "טובה"? תוכנית טובה מאורגנת באופן שקל לנווט בה כדי לאתר פעילות מסוימת. לתוכנית "טובה" יש מבנה שתוכנן מראש בהתייחס לרמות השונות של הפרויקט (מה ברמת חלוקה ראשונה, שנייה, שלישית). לדוגמה, רמת החלוקה הראשונה יכולה לכלול את התכולה בחלק מסוים מה WBS, בעוד הרמה השנייה יכולה לכלול את היחידה הארגונית האחראית לתוצר, והרמה השלישית יכולה להתייחס למחזור חיי הפרויקט.

תוכנית טובה מגדירה את יעדי הפרויקט באופן ברור. היא מאורגנת באופן כזה שכאשר מנהל הפרויקט בודק את סטטוס יעדי הפרויקט, הוא מבין את סטטוס הפרויקט כולו. יעד פרויקט הוא תוצר עיקרי או שלב עיקרי בעל תאריך יעד מוסכם. חוק אצבע מגדיר כי לפרויקט בין 5-10 יעדים. ניתן לקרוא להם אבני דרך ראשיות (MMS – Major Milestones). הגדרת אבן דרך כוללת הגדרת שם (כמו "סיום….", "מסירת…") וכן תאריך אילוץ או תאריך יעד.

תוכנית טובה לא כוללת יותר "מדי" פעילויות קצרות. אם התוכנית שלך כוללת יותר מדי פעילויות קצרות בעלות משך של יום אחד, תתכונן לעבוד קשה בעדכון הפרויקט. וזה לחלוטין לא נחוץ! הזמן הניהולי שברשותך מוגבל ועדיף להקצות זמן זה בהתמודדות עם הנושאים ה"גדולים" מאשר עם הנושאים ה"קטנים". מומלץ כי משך מרבית הפעילויות בתוכנית יהיה יותר ממספר ימי עבודה. משך פעילות תלוי גם בתדירות העדכון והבקרה של הפרויקט. אם אתה מעדכן את הפרויקט אחת לחודש, כדאי שהפרויקט יכלול פעילויות ממושכות יותר מאשר בפרויקט המעודכן אחת לשבוע.

תוכנית טובה מתמקדת בתוצרים. אל תגדיר יותר מדי משימות כמו "ניהול", "ליווי", "הדרכה" וכיו"ב, אלא אם כן אתה באמת צריך אותם (למשל בהבנת העומס על העובדים). שמות פעילויות צריכות להגדיר את שם התוצר כמו "הכנת מסמכי מכרז", או "הקמת תשתית חשמל לשרתים". טיפ זה ישים גם לאבני דרך.

תוכנית טובה תומכת בשיטת העדכון והבקרה של הפרויקט. אם אתה מתכנן להשתמש בשיטת הנתיב הקריטי לבקרת הפרויקט, אתה צריך להיות קפדן בקישור פעילויות. אתה גם צריך להבין כיצד מחושב Total Slack בשימוש באילוצים מסוגים שונים (כמו Must Finish On, Finish No Later Than) או תאריך יעד.