קיצור לוחות זמנים של פרויקט

פעמים רבות נתקל פרויקט בצורך לקצר לוחות זמנים. צורך זה יכול לנבוע במקרים שונים:
•    פיצוי על התארכות פעילויות, כאשר נדרשת האצת קצב העבודה הנותרת.
•    דרישה לקיצור לוחות זמנים כחלק ממנגנון קנס – פרס.
•    ניסיון להפחתת סיכונים להתארכות הפרויקט או לאי עמידה באבני דרך חוזיות.
•    ניסיון להימנע מתקופה בעייתית כמו חורף.כיצד אם כך ניתן לקצר את לוח הזמנים בפרויקט?
תחילה, יש להתייחס לנתיב הקריטי של הפרויקט. רק קיצור של פעילות קריטית יכול לקצר את משך הפרויקט, כך שיש לאתר את הנתיב הקריטי של הפרויקט. לעתים ישנם נתיבים הקרובים להיות הנתיב הקריטי של הפרויקט, לכן מציאת הנתיב הקריטי צריכה להיות תוך הסתכלות כוללת על הפרויקט. ניתן להיעזר במאמרים נוספים באתר על מנת להכיר את הנתיב הקריטי ואת אופן חישובו ב MS Project.הוספת משאבים – האצה (נקראת גם החשה)
הוספת צוות לביצוע עבודות עשוי לקצר את זמן ביצוע הפעילות. העבודה לביצוע הפעילות מתחלקת בין יותר אנשים, כך שמשך ביצוע הפעילות אמור להתקצר. יש לשים לב כי לא תמיד משך הקיצור יהיה פרופורציונלי לשינוי בגודל הצוות בשל סיבות כמו תפוקה שולית פוחתת ומיומנויות ומומחיות שאינן נחלת כלל אנשי הצוות.
ניתן ליישם תהליך זה גם ב MS Project.

ביצוע פעילויות בשעות נוספות
ניתן להאיץ פעילות גם על ידי הוספת שעות עבודה ביום, בין אם במשמרת נוספת או במשמרת לילה. יש לשים לב שהתפוקה שמשמרת שנייה או בעבודות לילה אינה זהה לתפוקה במשמרת הראשונה.

שינוי טכנולוגי או תהליכי
ניתן לשקול ליישם שיטת ביצוע שונה או יישום רכיב טכנולוגי המקצר את זמני הפרויקט. לעתים שינוי בתהליכי ניהול יכול לאפשר את קיצור לוחות הזמנים. שיטת Fast track בענף התשתיות או Agile בענף הפיתוח מהווה שינוי תהליכי.

ביצוע פעולות בחפיפה
יש לשקול האם ניתן ליישם השהייה שלילית בקשרים מסוג סוף התחלה (Finish – Start). למשל – האם ניתן לבצע התקשרות לפני השלמת התכנון במלואו. האם ניתן להתחיל פיתוח לפני סיום אפיון באופן מלא. לביצוע פעולות בחפיפה כמובן מתלווים סיכונים של ביצוע מחדש של פעילויות (Rework).
ב MS Project ניתן ליישם זאת ע"י ביצוע השהייה שלילית (Lag) בקשר בין פעילויות.

Fast track
בדומה לגישת ביצוע הפעולות בחפיפה, בענף התשתיות פועלים פעמים רבות לפי גישת ה Fast track שבה מתחילים ביצוע לפני סיום מלא של תכנון על מנת לקצר לוחות זמנים. מנהל הפרויקט נוקט בשיטה זו כאשר התמריץ לקיצור הלו"ז גבוה, למרות הסיכון הנובע מכך.

הקטנת תכולת העבודה
לעתים, אין ברירה אלא להקטין את תכולת השלב או הפרויקט, ולהעביר חלק ממנה לשלב עוקב. הקטנת התכולה תבוצע בדרך כלל בהסכמת המזמין / מממן הפרויקט.