במאמר זה נציג כמה מהמאפיינים הבולטים של אגפי IT ובדרישות העבודה מה PMO.
לאגפי מערכות מידע בארגונים מאפיינים ייחודיים המחייבים תשומת לב ביישום PMO ובעבודתו השוטפת.
מאפיינים אלה כוללים:
מאפיינים אלה כוללים:
– אי סגירת דרישות ואפיון מפורט
פרויקטי IT בתוך ארגון מועברים לפי דרישת לקוח פנימי בארגון, ונעדרים יחסי ספק – לקוח קלאסיים המעוגנים בחוזה.
אחת הבעיות האופייניות היא אי סגירת דרישות ואפיון מפורט. המשתמשים, מגדירי הדרישות, עסוקים בדרך כלל ולא רואים את עצמם כחלק מצוות ניהול הפרויקט, ולכן "מזניחים" פעמים רבות את שלב הגדרת הדרישות או את ההתייחסות לאפיון המפורט. התוצאה בדרך כלל היא פריצת מסגרת התקציב והזמן כאשר עולות דרישות חדשות ו- Rework. לעתים קרובות הלקוח "מופתע" לקראת העלייה לאוויר כאשר הוא מגלה שפונקציונאליות מסוימת לא תיכלל במערכת.
ה PMO צריך להתמודד עם נושא זה ולהקפיד הקפדה יתירה על קיום סקרים מתאימים והשלמת הדרישות כנדרש. לעתים כדאי ל PMO ליזום ישיבה לאימות הדרישות ובו מוצגות הדרישות בזו אחר זו ומתקבלת התייחסות הלקוח לכל הדרישות. שלב הדרישות מהווה שלב מקדים להגדרת תכולת הפרויקט ולבניית לוחות הזמנים ולכן חשיבות ביצועו כהלכה גבוהה.- מצוקה מתמשכת בכ"א
אגפי IT מאורגנים בדרך כלל במבנה מטריציוני אשר כולל צוותים מתמחים הנותנים שירותים לפרויקטים רבים. בכך, הפרויקטים מתחרים ביניהם על אותם המשאבים, ומצד שני דרישות הלקוחות השונים מחייבות מענה מהיר והשלמת תוצרים בזמן.
זמינות המשאבים מהווה בדרך כלל צוואר בקבוק בהתקדמות ובהשגת יעדי הפרויקטים. ה PMO צריך להיות מודע לעניין ולהציף למנהלים את הצורך בתעדוף משימות ובהצגת התעדוף לצוותי הפרויקטים. חושב שה PMO יכיר את מאפייני עבודת הצוותים השונים והפרויקטים בהם הם עסוקים, על מנת שיבין את תמונת האילוצים והדרישות מהצוותים.
– עבודה מול בעלי עניין רבים
כאמור, צוות הפרויקט כולל הרבה פעמים בעלי תפקידים מצוותים רבים וכן לקוחות שונים. על ה PMO לזהות את כלל בעלי העניין ואת צרכי המידע שלהם, ולתקשר מולם לפי הנדרש את תוכנית הפרויקט, ההתקדמות והבעיות העולות מפעם לפעם.
ה PMO צריך לעבוד מול רמות שונות של בעלי עניין – בעלי עניין בכירים הדורשים דוחות מסכמים והצגת סיכונים ובעיות, ובעלי עניין בכירים פחות כמו ראשי צוותים וצוותי העבודה, איתם הוא מבצע את התכנון והמעקב השוטפים.
– עבודה מול קבלני משנה
פרויקטי מערכות מידע מפעילים פעמים רבות קבלני משנה לביצוע חבילות עבודה שונות. על ה PMO להכיר היטב את הדרישות מקבלני המשנה ולדעת לשלב את פעילותם בתוכנית העבודה הכללית של הפרויקט. מחויבויות קבלן המשנה צריכות להיות מתועדות בצורה מסודרת.
ה PMO צריך לדעת לעקוב אחר התקדמות פעילות קבלן המשנה, ולהבין את הממשקים בין חבילת העבודה של קבלן המשנה לכלל תוכנית העבודה.
פרויקטי IT בתוך ארגון מועברים לפי דרישת לקוח פנימי בארגון, ונעדרים יחסי ספק – לקוח קלאסיים המעוגנים בחוזה.
אחת הבעיות האופייניות היא אי סגירת דרישות ואפיון מפורט. המשתמשים, מגדירי הדרישות, עסוקים בדרך כלל ולא רואים את עצמם כחלק מצוות ניהול הפרויקט, ולכן "מזניחים" פעמים רבות את שלב הגדרת הדרישות או את ההתייחסות לאפיון המפורט. התוצאה בדרך כלל היא פריצת מסגרת התקציב והזמן כאשר עולות דרישות חדשות ו- Rework. לעתים קרובות הלקוח "מופתע" לקראת העלייה לאוויר כאשר הוא מגלה שפונקציונאליות מסוימת לא תיכלל במערכת.
ה PMO צריך להתמודד עם נושא זה ולהקפיד הקפדה יתירה על קיום סקרים מתאימים והשלמת הדרישות כנדרש. לעתים כדאי ל PMO ליזום ישיבה לאימות הדרישות ובו מוצגות הדרישות בזו אחר זו ומתקבלת התייחסות הלקוח לכל הדרישות. שלב הדרישות מהווה שלב מקדים להגדרת תכולת הפרויקט ולבניית לוחות הזמנים ולכן חשיבות ביצועו כהלכה גבוהה.- מצוקה מתמשכת בכ"א
אגפי IT מאורגנים בדרך כלל במבנה מטריציוני אשר כולל צוותים מתמחים הנותנים שירותים לפרויקטים רבים. בכך, הפרויקטים מתחרים ביניהם על אותם המשאבים, ומצד שני דרישות הלקוחות השונים מחייבות מענה מהיר והשלמת תוצרים בזמן.
זמינות המשאבים מהווה בדרך כלל צוואר בקבוק בהתקדמות ובהשגת יעדי הפרויקטים. ה PMO צריך להיות מודע לעניין ולהציף למנהלים את הצורך בתעדוף משימות ובהצגת התעדוף לצוותי הפרויקטים. חושב שה PMO יכיר את מאפייני עבודת הצוותים השונים והפרויקטים בהם הם עסוקים, על מנת שיבין את תמונת האילוצים והדרישות מהצוותים.
– עבודה מול בעלי עניין רבים
כאמור, צוות הפרויקט כולל הרבה פעמים בעלי תפקידים מצוותים רבים וכן לקוחות שונים. על ה PMO לזהות את כלל בעלי העניין ואת צרכי המידע שלהם, ולתקשר מולם לפי הנדרש את תוכנית הפרויקט, ההתקדמות והבעיות העולות מפעם לפעם.
ה PMO צריך לעבוד מול רמות שונות של בעלי עניין – בעלי עניין בכירים הדורשים דוחות מסכמים והצגת סיכונים ובעיות, ובעלי עניין בכירים פחות כמו ראשי צוותים וצוותי העבודה, איתם הוא מבצע את התכנון והמעקב השוטפים.
– עבודה מול קבלני משנה
פרויקטי מערכות מידע מפעילים פעמים רבות קבלני משנה לביצוע חבילות עבודה שונות. על ה PMO להכיר היטב את הדרישות מקבלני המשנה ולדעת לשלב את פעילותם בתוכנית העבודה הכללית של הפרויקט. מחויבויות קבלן המשנה צריכות להיות מתועדות בצורה מסודרת.
ה PMO צריך לדעת לעקוב אחר התקדמות פעילות קבלן המשנה, ולהבין את הממשקים בין חבילת העבודה של קבלן המשנה לכלל תוכנית העבודה.
