יישום מתודולוגיית ניהול פרויקטים

ארגונים שונים זה מזה בתחום הפעילות העסקית וסביבת העסק, תהליכי העבודה, פיזור גיאוגרפי ובמיוחד ב D.N.A הארגוני המהווה את "רוח הארגון". ניהול פרויקטים הינו "יישומם של ידע, מיומנויות, כלים וטכניקות לפעילויות הפרויקט, כדי לעמוד בדרישות הפרויקט" על פי הגדרת ה PMBOK®. תחת הכותרת "מתודולוגיית ניהול פרויקטים" נכללים אם כך שיטות, נהלים וגם כלים לניהול הפרויקט.

להלן נושאים מרכזיים להתייחסות ביישום מתודולוגיית ניהול פרויקטים.

 

הבסיס המתודולוגי

כבסיס מתודולוגי אנו מתייחסים לשילוב של מספר מקורות חשובים.

מקור ראשון הינו התהליכים הקיימים בארגון. תהליכים אלה הוקמו מתוך אבולוציה טבעית של הארגון ומותאמים לצרכי בעלי עניין, לקוחות פנימיים ודרישות ארגוניות. יש להתבסס או להתייחס במידת האפשר לתהליכים הקיימים כדי להשתלב בקיים ולשפר אותו.

מקור נוסף הינו ה PMBOK® המגדיר מצע רחב ומתוקף של תהליכי ניהול פרויקטים בשטחי הידע השונים. מניסיוננו, מקור זה מהווה "בנק תהליכים" מפורט ומקיף שממנו ניתן לבחור וליישם תהליכים ספציפיים לפי העניין.

מקורות נוספים הינם מוקדי ידע לתחומים ספציפיים כמו ניהול איכות, ניהול סיכונים, תהליכי מכרז והתקשרויות, אשר כוללים תהליכים מחייבים לעתים בהם נדרש לעמוד.

במקרה בו הפרויקט מבוצע בחלקו או כולו במדינה זרה, יש להתייחס לרגולציה ונהלים מחייבים במדינה זו על פי הנדרש.

 

מחזור חיים ושלבי הפרויקט

יש להתייחס לשלבי הפרויקט השונים – לפני הפרויקט, בזמן הפרויקט ולאחר סיום הפרויקט.

לפני הפרויקט: יש לתת את הדעת לתהליכי התמחור והמענה למכרז. פרויקטים רבים מתומחרים בחסר מסיבות שונות. לעתים במודע – על מנת לזכות בפרויקט ולצפות להגדלת התקציב בעקבות שינויים נדרשים, ולעתים בשל תכנון לקוי.

שלב בחירת הפרויקט הינו שלב קריטי עם מרכיבים מהותיים הקובעים האם הפרויקט יצליח. מרכיבים אלה כוללים: הגדרת מטרות ויעדים, הטכנולוגיה המובילה, המוצר, האם הפרויקט יבוצע על ידי הארגון או באמצעות ספק, זהות הספק המרכזי או הדרישות העיקריות מהספק ועוד.

בזמן הפרויקט: יש להתייחס לשטחי הידע השונים – אינטגראציה, תכולה, זמן, עלות, איכות, רכש וכד', במשפחות התהליכים השונות – ייזום, תכנון, ביצוע, מעקב ובקרה וסיום.

ה PMBOK® מגדיר את תהליכי ניהול הפרויקטים באופן מפורט ומומלץ להיעזר בו כדי לבחור את התהליכים הרלוונטיים לארגון ולפרויקט.

לאחר סיום הפרויקט: עם סיום הפרויקט יש לבצע סגירה לחוזים השונים שנפתחו ולתת את הדעת לפיזור צוות הפרויקט. ארגונים רבים מעוניינים להיות ארגונים לומדים, לכן עליהם לתעד את השתלשלות הפרויקט והאירועים המיוחדים בו בבסיס הידע הארגוני.

לעתים ייבנה יומן אירועים למטרות תיעוד או כהכנה לבוררות במקרה של מחלוקות.

 

יישומיות

על הנהלים המוגדרים להיות יישומיים. לארגונים אין צורך בקלסר עב כרס המכיל את נהלים ניהול פרויקטים במידה ואלה אינם מיושמים.

כדי להעלות את מידת היישומיות של הנהלים יש לתת את הדעת למספר נקודות:

– רמת ההתנגדות וההכלה של הארגון לתהליכים

– כמות ורמת השינויים הנדרשים

– מידת ההשתלבות בתהליכים הקיימים

– תוספת / הורדת תכולה מבעלי תפקידים

– הוספה / הפחתת משרות

– אמצעים טכנולוגיים ליישום תהליכי הניהול

כמובן, שהסוד הוא קלות היישום. Keep It Simple – במידת האפשר.

 

AG Projects – פרויקטים וניהול יודעת לתפור חליפה מתודולוגית המותאמת לצרכי הארגון ולמאפייני הפרויקטים שלו. עשינו זאת בארגוני היי טק, תעשייה, ארגוני תשתית, במגזר הבנקאי והביטוח ועוד.