מאמר זה מציג מספר תהליכי בקרה לפרויקט באמצעות תוכנת MS Project.
תהליכי הבקרה במאמר זה מתייחסים לבקרה יחסית לתוכנית בסיסית, בקרה יחסית לתוכנית ביניים ושימוש בשדות Status, Status Indicator.
בקרה יחסית לתוכנית בסיסית
תוכנית בסיסית (Baseline Plan, או בקיצור – Baseline) היא צילום מצב של התוכנית בזמן שמירת התוכנית הבסיסית, וכוללת את נתוני הפעילויות, המשאבים וההקצאות. שמירת תוכנית בסיסית תבוצע בסוף שלב תכנון הפרויקט, או לאחר שינוי מהותי בתוכנית הפרויקט.
בעדכון הפרויקט, מעודכנים נתוני הפעילויות יחסית לתאריך הדיווח, ובסיומו, ניתן לבצע בקרה של נתוני הפרויקט המעודכנים יחסית לתוכנית הבסיסית.
מדדי Variance (מדדי סטייה), מאפשרים בקרת "ביצוע מול תכנון" על ידי חישוב ההפרש בין ערך שדה נוכחי לבין ערך שדה Baseline. שדה Finish Variance (סטיית סיום) לדוגמה, מחשב את ההפרש בין התאריך בשדה Finish לבין התאריך בשדה Baseline Finish (Finish – Baseline Finish).
שדות הסטייה כוללים את השדות Start Variance (סטיית התחלה), Finish Variance (סטיית סיום), Duration Variance (סטיית משך), Work Variance (סטיית עבודה), ו- Cost Variance (סטיית עלות).
תוכנית בסיסית (Baseline Plan, או בקיצור – Baseline) היא צילום מצב של התוכנית בזמן שמירת התוכנית הבסיסית, וכוללת את נתוני הפעילויות, המשאבים וההקצאות. שמירת תוכנית בסיסית תבוצע בסוף שלב תכנון הפרויקט, או לאחר שינוי מהותי בתוכנית הפרויקט.
בעדכון הפרויקט, מעודכנים נתוני הפעילויות יחסית לתאריך הדיווח, ובסיומו, ניתן לבצע בקרה של נתוני הפרויקט המעודכנים יחסית לתוכנית הבסיסית.
מדדי Variance (מדדי סטייה), מאפשרים בקרת "ביצוע מול תכנון" על ידי חישוב ההפרש בין ערך שדה נוכחי לבין ערך שדה Baseline. שדה Finish Variance (סטיית סיום) לדוגמה, מחשב את ההפרש בין התאריך בשדה Finish לבין התאריך בשדה Baseline Finish (Finish – Baseline Finish).
שדות הסטייה כוללים את השדות Start Variance (סטיית התחלה), Finish Variance (סטיית סיום), Duration Variance (סטיית משך), Work Variance (סטיית עבודה), ו- Cost Variance (סטיית עלות).
בקרה יחסית לתוכנית ביניים
תוכנית ביניים (Interim Plan) היא צילום מצב של תאריכי ההתחלה והסיום (שדות Start ו- Finish) של פעילויות תוכנית העבודה, במועד שמירת תוכנית הביניים. ניתן לשמור תוכנית ביניים כאשר רוצים לתעד "מצב ביניים" של תוכנית.
ניתן לשמור תוכנית ביניים, לדוגמה, לפני עדכון תוכנית העבודה, כך שבסיום העדכון, ניתן יהיה לבקר שינויים בתאריכי ההתחלה והסיום של פעילויות, בעקבות עדכון התוכנית.
בשמירת תוכנית ביניים מועתקים התאריכים בשדות Start, Finish לשדות Start [1-10], Finish [1-10].
תוכנית ביניים (Interim Plan) היא צילום מצב של תאריכי ההתחלה והסיום (שדות Start ו- Finish) של פעילויות תוכנית העבודה, במועד שמירת תוכנית הביניים. ניתן לשמור תוכנית ביניים כאשר רוצים לתעד "מצב ביניים" של תוכנית.
ניתן לשמור תוכנית ביניים, לדוגמה, לפני עדכון תוכנית העבודה, כך שבסיום העדכון, ניתן יהיה לבקר שינויים בתאריכי ההתחלה והסיום של פעילויות, בעקבות עדכון התוכנית.
בשמירת תוכנית ביניים מועתקים התאריכים בשדות Start, Finish לשדות Start [1-10], Finish [1-10].
בקרה באמצעות השדות Status, Status Indicator
ניתן להיעזר בשדות פעילות Status (מצב) ו- Status Indicator (מחוון מצב) לבקרת פעילויות הפרויקט. השדה Status מציג את מצב הפעילות, והשדה Status Indicator מציג מחוון גרפי לפי מצב הפעילות.
מצבי הפעילות והמחוונים המוצגים בשדותStatus , Status Indicator הם:
• Late (מאוחר)
כאשר אחוזי הביצוע המצטברים מסתיימים לפני חצות ביום שלפני תאריך הדיווח.
• On Schedule (לפי לוח זמנים)
כאשר אחוזי הביצוע המצטברים מסתיימים עד יום לפני תאריך הדיווח.
• Complete (הושלם)
כאשר הפעילות הושלמה.
• Future Task (פעילות עתידית)
כאשר תאריך ההתחלה מאוחר מתאריך הדיווח. מצב זה אינו מסומן במחוון בשדה Status Indicator.
ניתן להיעזר בשדות פעילות Status (מצב) ו- Status Indicator (מחוון מצב) לבקרת פעילויות הפרויקט. השדה Status מציג את מצב הפעילות, והשדה Status Indicator מציג מחוון גרפי לפי מצב הפעילות.
מצבי הפעילות והמחוונים המוצגים בשדותStatus , Status Indicator הם:
• Late (מאוחר)
כאשר אחוזי הביצוע המצטברים מסתיימים לפני חצות ביום שלפני תאריך הדיווח.
• On Schedule (לפי לוח זמנים)
כאשר אחוזי הביצוע המצטברים מסתיימים עד יום לפני תאריך הדיווח.
• Complete (הושלם)
כאשר הפעילות הושלמה.
• Future Task (פעילות עתידית)
כאשר תאריך ההתחלה מאוחר מתאריך הדיווח. מצב זה אינו מסומן במחוון בשדה Status Indicator.
