מאמר זה מציג מספר כללים לעדכון גנט ב MS Project.
מהי תוכנית "מעודכנת"?
תוכנית מעודכנת אינה כוללת פעילויות המתוכננות להתבצע בעבר. זה אולי ברור, אך אם תסתכלו על פרויקטים רבים תוכלו לראות הרבה פעילויות שלא הושלמו המתוזמנות לביצוע בעבר. פעילויות אלו אינן מעודכנות.
ומה לגבי דיווח Actuals על פעילויות עתידיות? חלק פעילות שהושלם חייב להיות מתוזמן בעבר. הרי זה אינו אפשרי לבצע פעילות בעתיד.
אם כך, פעילות מעודכנת כוללת דיווח ביצוע (Actual Work/Duration) בעבר ושארית לביצוע (Remaining Work/Duration) בהווה או עתיד.
תוכנית מעודכנת אינה כוללת פעילויות המתוכננות להתבצע בעבר. זה אולי ברור, אך אם תסתכלו על פרויקטים רבים תוכלו לראות הרבה פעילויות שלא הושלמו המתוזמנות לביצוע בעבר. פעילויות אלו אינן מעודכנות.
ומה לגבי דיווח Actuals על פעילויות עתידיות? חלק פעילות שהושלם חייב להיות מתוזמן בעבר. הרי זה אינו אפשרי לבצע פעילות בעתיד.
אם כך, פעילות מעודכנת כוללת דיווח ביצוע (Actual Work/Duration) בעבר ושארית לביצוע (Remaining Work/Duration) בהווה או עתיד.
כיצד נעדכן פעילות?
עדכון פעילות כולל מספר צעדים:
1- עדכון מה נעשה ומתי (Actual Start/Duration/Work)
2- עדכון מה נותר לבצע (Remaining Duration/Work)
3- עדכון מתי יבוצע החלק הנותר
עדכון פעילות כולל מספר צעדים:
1- עדכון מה נעשה ומתי (Actual Start/Duration/Work)
2- עדכון מה נותר לבצע (Remaining Duration/Work)
3- עדכון מתי יבוצע החלק הנותר
בחירת שיטת עדכון
אחרי שהבנו את עקרונות העדכון, אנו צריכים לבחור את שיטת העדכון.
קיימות שיטות רבות לעדכון הפרויקט. השיטה הנבחרת צריכה להתאים לצרכי העדכון והבקרה שלך. שיטת העדכון מגדירה בדיוק כיצד לבצע בתוכנה את צעדים 1-3 למעלה.למשל, אם חשוב לתעד את תאריך ההתחלה בפועל על פעילות, אתה צריך להתחיל לעדכן "מה נעשה" (צעד 1) עם עדכון השדה Actual Start. אם לא תתחיל בכך, דיווח Actual Duration/Work או % Complete יעדכן את התאריך בשדה Actual Start לפי התאריך בשדה Start גם אם התאריך בעתיד. אם אתה מתכנן את המאמץ בפרויקט שלך, אתה צריך להגדיר את ערכי העבודה בשדה Work עבור כל פעילות. במקרה זה, עדכון "מה נעשה" (צעד 1) יכלול הגדרת ערך בשדה Actual Work ועדכון "מה נותר לבצע" (צעד 2) יכלול הגדרת ערך בשדה Remaining Work.אל תשתמש ב MS Project ככלי תכנון בלבד. כדאי ללמוד את התוכנה מעט יותר כדי להשתמש בה גם לעדכון ולבקרה. לתוכנה יכולות טובות מאוד שיסייעו להצגה אמיתית של מצב הפרויקט ולבקרתו.
אחרי שהבנו את עקרונות העדכון, אנו צריכים לבחור את שיטת העדכון.
קיימות שיטות רבות לעדכון הפרויקט. השיטה הנבחרת צריכה להתאים לצרכי העדכון והבקרה שלך. שיטת העדכון מגדירה בדיוק כיצד לבצע בתוכנה את צעדים 1-3 למעלה.למשל, אם חשוב לתעד את תאריך ההתחלה בפועל על פעילות, אתה צריך להתחיל לעדכן "מה נעשה" (צעד 1) עם עדכון השדה Actual Start. אם לא תתחיל בכך, דיווח Actual Duration/Work או % Complete יעדכן את התאריך בשדה Actual Start לפי התאריך בשדה Start גם אם התאריך בעתיד. אם אתה מתכנן את המאמץ בפרויקט שלך, אתה צריך להגדיר את ערכי העבודה בשדה Work עבור כל פעילות. במקרה זה, עדכון "מה נעשה" (צעד 1) יכלול הגדרת ערך בשדה Actual Work ועדכון "מה נותר לבצע" (צעד 2) יכלול הגדרת ערך בשדה Remaining Work.אל תשתמש ב MS Project ככלי תכנון בלבד. כדאי ללמוד את התוכנה מעט יותר כדי להשתמש בה גם לעדכון ולבקרה. לתוכנה יכולות טובות מאוד שיסייעו להצגה אמיתית של מצב הפרויקט ולבקרתו.
