ניהול פרויקט בשלוש רמות באמצעות MS Project

בפרויקטים רבים ניתן להתייחס לשלוש רמות מנוהלות:
•    רמה ראשונה – יעדי הפרויקט
רשימת תוצרי הפרויקט העיקריים. תוצרים אלו נקראים גם אבני דרך ראשיות.
•    רמה שנייה – תוכנית אינטגראציה
תוכנית המציגה ברמה מסכמת את כל פעילויות הפרויקט והקשרים ביניהם, כולל פעילויות המבוצעות מחוץ למסגרת הניהולית של הפרויקט.
•    רמה שלישית – תוכנית מפורטת
תוכנית פעילויות מפורטת להשגת יעדי הפרויקט.

רמה ראשונה – יעדי הפרויקט
יעדי הפרויקט מציינים בדרך כלל סיום של שלב או מסירה של תוצר עיקרי. היעדים יוגדרו בדרך כלל באמצעות אבני דרך, המכונות אבני דרך ראשיות (MMS – Major Mile Stones).
פירוט אבני הדרך הראשיות הוא תהליך קריטי להבנת הפרויקט, מחזור חייו ותוצריו העיקריים. את רשימת אבני הדרך הראשיות ניתן לרכז בטבלה, שתכלול תיאור תכולת כל אבן דרך ראשית ותאריך יעד לסיומה. אבן דרך ראשית יכולה להתייחס גם להיבטי התקשרות ומכרזים, לדוגמה, סיום התקשרות עם קבלן או פרסום מכרז.
כדאי להגדיר את שם אבן הדרך הראשית, כך שיתאר בצורה ברורה את התכולה הנדרשת לעמידה ביעד אבן הדרך. לדוגמה: "סיום הצבת 25 עמודי חשמל באזור ג2", "סיום יציקת יסודות", "מסירת מערכת ניהול מלאי" וכד'.
תתכן חפיפה בין רשימת אבני דרך ראשיות ורשימת אבני דרך חוזיות או אבני דרך לתשלום. חפיפה זו מאפשרת ניהול עלות הפרויקט דרך בקרת אבני הדרך הראשיות.

רמה שנייה – תוכנית אינטגראציה
תוכנית האינטגראציה כוללת את כל הפעילויות הנדרשות להשלמת הפרויקט. מטרת התוכנית היא להציג את כל הפרויקט, מתחילתו ועד סופו בצורה פשוטה. בתוכנית נכללות פעילויות של תתי פרויקטים, ספקים וקבלנים, המנוהלות מחוץ למסגרת הפרויקט.
תוכנית האינטגראציה מאפשרת הצגת הנתיב הקריטי של הפרויקט ומהווה כלי לניתוח רגישות ושינויים בלוח הזמנים של הפרויקט.
תהליך הקמת תוכנית האינטגראציה דורש מיפוי תמציתי של הפרויקט, הבנה אמיתית של הנושאים המבוצעים בפרויקט ושל קשרי הגומלין ביניהם. כיוון שתרומת תוכנית האינטגראציה לניהול הפרויקט מותנית בפשטותה, נדרש לבחון היטב כל פעילות וכל קשר בתוכנית. כמו כן, מומלץ כי תוכנית האינטגראציה תכלול, עד כמה שהדבר אפשרי, שתי רמות חלוקה בלבד.

רמה שלישית – תוכנית מפורטת
התוכנית המפורטת כוללת את כלל פעילויות הפרויקט, ונבנית לאחר תכנון WBS, אבני דרך ראשיות ותוכנית האינטגראציה. תוכנית מפורטת תיבנה בדרך לפי עיקרון "תכנון מתגלגל".
לפי עקרון זה, התוכנית תכלול את כל פעילויות הפרויקט, עד סופו, כאשר לטווח הקצר (לדוגמה, לרבעון הקרוב), התוכנית תכלול פעילויות ברמה מפורטת, ואילו עד סיום הפרויקט, התוכנית תכלול פעילויות ברמה מסכמת.
התוכנית המפורטת תכלול את יעדי הפרויקט. ניתן להגדיר יעד פרויקט יחיד המציין את סיום הפרויקט, או את היעדים ברשימת אבני הדרך הראשיות.
פעילויות תוכנית העבודה מקושרות אל יעדי הפרויקט (בשרשראות "צפות"), כך שעדכון זמני פעילויות יעדכן את תאריך סיום היעדים. כדי לעגן את תאריך הסיום של יעד פרויקט, ניתן להגדיר לו אילוץ תאריך קשיח או תאריך יעד. הגדרה זו מאפשרת בקרת עמידה ביעדים ובקרת נתיבים קריטיים.

ניהול על בסיס תכנון בשלוש רמות
תוצרי התכנון בשלוש רמות, בשילוב ה- WBS, מהווים בסיס לניהול הפרויקט ברמות שונות. הנהלה בכירה, לדוגמה, יכולה להבין את מצב הפרויקט באמצעות בקרת אבני הדרך הראשיות, בעוד שמנהל פעילות בפרויקט מתכנן ומבקר את פעולותיו בתוכנית המפורטת.
תוצרי התכנון מהווים בסיס לתהליכי ניהול רבים. ניהול האינטגראציה, לדוגמה, יכול להתבסס על מפת הקשרים בתוכנית האינטגראציה. הגדרת "שינוי" או "סיכון" יכולה, לדוגמה, להתייחס לתכולה ולתאריכים המתוכננים של אבני הדרך הראשיות.
תוצרי התכנון מהווים גם בסיס לתקשורת מול בעלי עניין רבים להבנת הזמנים והתוצרים הנדרשים מהם על מנת לעמוד ביעדי הפרויקט. בעלי העניין כוללים את מנהל הפרויקט, צוותי הפרויקט, מנהלים פונקציונאליים בארגון מטריציוני, ספקים וקבלני משנה.
כמו תהליך התכנון, גם ניהול תוצרי שלוש הרמות מבוצע באופן איטראטיבי, משולב Top Down ו- Bottom Up. שינוי יעד כתוצאה מהסכם או חקיקה, לדוגמה, משפיע על תוכנית האינטגראציה ועל התוכנית המפורטת. שינוי בזמני תלות חיצונית, לדוגמה, משפיע על לוחות זמנים מפורטים של חבילת עבודה ועלול גם להשפיע על תאריך סיום יעד פרויקט.

ה- PMO של הפרויקט הינו בדרך כלל הגורם המפרט את רמות הפרויקט השונות ומציג אותן בתוכנת ניהול לוחות זמנים (כמו MS Project). ה- PMO יבצע גם מעקב ובקרה לרמות הפרויקט השונות, על מנת להציג תמונת מצב מלאה על הפרויקט.