לפי ה PMBOK®, סיכון הוא אירוע או מצב לא ודאיים, שאם יתרחשו, תהיה להם השלכה חיובית או שלילית על מטרה אחת לפחות של הפרויקט, כגון זמן, עלות, תכולה או איכות.
שורשי הסיכון באי הוודאות. כאן אנחנו מבחינים בין סיכון לבין אירוע – Issue. סיכון הינו מצב שעשוי לקרות ואירוע הינו מצב שכבר קרה. למשל, כאשר ישנה הסתברות שהספק יפשוט את הרגל, ולכן זהו סיכון, ועל מנהל הפרויקט להתמודד עם סיכון זה. כאשר הספק פשט כבר את הרגל, הפך הנושא לאירוע – הוא כבר קרה. וגם כאן על מנהל הפרויקט להתמודד עם הנושא כמובן.
סוגי סיכונים
ניתן להגדיר סוגי סיכונים שונים.
• סיכון פרויקטאלי: הופעתו מסכנת את תוכנית הפרויקט
• סיכון טכני: הופעתו מסכנת את המוצר, את האיכות
• סיכון עסקי: הופעתו מסכנת את כדאיות הפרויקט
o אסטרטגי – המוצר לא בקנה אחד עם אסטרטגיית הארגון
o שוק – אין לקוחות עתידיים
o ניהול – אבדן תמיכת הנהלה (מיקוד, מבנה ארגוני, שינוי פרסונאלי)
o תקציבי – איבוד מחויבות תקציבית או המחויבות למשאבי הפרויקט
אחד מהכלים להצגת הסיכונים הינו RBS – Risk Breakdown Structure, המציג באופן הירארכי את הסיכונים לפי התחומים השונים.
תהליכי ניהול סיכונים תהליכי ניהול סיכונים מתחילים בהגדרת מנהל הסיכונים או צוות ניהול סיכונים. יש להקצות לנושא תשומת לב ניהולית ולהגדיר אחראים. האחראי יכול להיות מנהל הפרויקט או גורם אחר המעורב בפרויקט. לעתים ממנים גורם חיצוני לנושא כדי להשיג תמונה ללא הטיות. פונקצית ה- PMO הינה פונקציה חשובה בניהול תהליך ניהול סיכונים וליוויו. ה- PMO יתעד ויציג את הסיכונים בדוחות הבקרה ובוועדות הניהול השונות של הפרויקט.
תהליך ראשון בניהול הסיכונים הינו זיהוי הסיכונים. על מנהל הסיכונים להציג את רשימת הסיכונים בפרויקט. כדי לעשות זאת, הוא נעזר בריאיונות עם בעלי תפקידים שונים, במסמכי הפרויקט כמו מסמך הייזום, מסמך הדרישות, התקציב, WBS, ועוד. הוא יכול לראיין מומחים טכנולוגיים, מנהל פרויקט דומה בעבר ועוד. טכניקה שלעתים משתמשים בה היא סיעור מוחות יחד עם צוות הפרויקט ובעלי עניין מרכזיים.
לאחר שמזהים את הסיכונים מבצעים ניתוח סיכונים. תהליך זה כולל אמידת ההסתברות להתממשות הסיכון וכן החומרה – מהי רמת הפגיעה במטרות הפרויקט במידה והסיכון מתממש. פגיעה קלה יכולה להיות חריגה של 5% בתקציב הפרויקט ופגיעה חמורה יכולה להיות חריגה של מעל 50% מתקציב הפרויקט. יש להגדיר קריטריונים להסתברות ולחומרה. נהוג להגדיר את ה"ציון" להסתברות ולחומרה בסקלה של 1-5. 1 – נמוך, 5 – גבוה. עוצמת הסיכון הינה ציון ההסתברות מוכפל בציון החומרה.
ולבסוף מבוצע תהליך תכנון המענה לסיכון. תהליך זה כולל את כל הפעולות שאנו מבצעים כדי להקטין את ההסתברות להתממשות הסיכון או להקטין את חומרתו. ניתן להיעזר בטכניקות של הגדרת Buffers ניהוליים ללוחות הזמנים או לתקציב, העברת הסיכון לגורם שלישי – כמו מומחה טכנולוגי, ועוד.
בשלב הביצוע של הפרויקט מבוצע תהליך נוסף של מעקב ובקרה אחר הסיכונים. על מנהל הסיכונים להעריך אחת לתקופה את סיכוני הפרויקט עם התקדמות הפרויקט ולהציג את הסיכונים המעודכנים. מהות העדכון יכולה לכלול שינוי בעוצמת הסיכונים – עלייה או ירידה בהסתברות או בחומרה, הוספת סיכונים, הורדת סיכונים.
